FINANCEpro - Povezujemo oglaševalce s poslovno javnostjo. Kaj je to? prPROpro

Webinar: 5 priporočil za uspešno digitalizacijo in učinkovitejše delo ekip

Čas branja: 4 min
30.04.2020  07:00
Že veste, kaj bodo prednostne naloge, ko se v polni sestavi vodstvo in zaposleni spet srečate na svojih delovnih mestih? Ste že naredili analizo ključnih točk tveganja oziroma šibke točke poslovanja, ki so splavale na plan ob delu na daljavo?
Webinar: 5 priporočil za uspešno digitalizacijo in učinkovitejše delo ekip
Foto: Shutterstock

Kot vsaka kriza je tudi ta pokazala izjemne razlike med podjetji.

V trenutnih razmerah se je pokazalo vsaj pet glavnih izzivov oziroma razlik med digitalno razvitimi in nerazvitimi organizacijami. Med podjetji, ki so se bila zmožna hitro prilagoditi novim okoliščinam, in podjetji, ki nimajo digitaliziranih sistemov in procesov, digitalne kompetence so na nizki ravni in imajo malo vpeljanih ali izrabljenih IT-orodij.

5 pristopov, s katerimi najhitreje ustvarite visok poslovni učinek

Raziskava Forrester Consultinga je pokazala, da se s sodobnimi digitalnimi orodji učinkovitost poslovnih procesov poveča do 15 odstotkov, in to ob več kot 300-odstotni donosnosti naložbe.

Poglejmo si torej tehnične, procesne in organizacijske pristope, s katerimi v kratkem času dosežete občutne poslovne koristi:

1. Vzpostavite sistem za učinkovitejšo komunikacijo in delo ekip pri skupnih dokumentih

  • Že dalj časa se v podjetjih opaža, da se izgublja ogromno časa z e-pošto. Po eni strani zaradi količine, ki jo vsak dan prejmemo, nemalokrat gre za izmenjavo nekih mnenj ali usklajevanj znotraj ekip, po drugi strani pa izgubljamo čas z nenehnim iskanjem sporočil ali priponk ... Tudi delo pri skupnih dokumentih pomeni veliko izzivov z usklajevanjem vsebine po e-pošti in verzioniziranjem dokumentov.
  • Nasvet 1: Orodje Teams znotraj Officea 365 vam omogoča na enem mestu voditi pogovore s svojimi ekipami, tudi v videoobliki, in to razvrščeno glede na vsebino pogovora, znotraj Teamsa imate omogočeno tudi hkratno delo pri skupnih dokumentih, kar močno vpliva na učinkovitost ekip.

2. Vpeljite sistem za spremljanje časa na delovnih nalogah

  • Ne glede na to, ali je uvedeno delo od doma ali običajno delo na delovnih mestih, je smiselno imeti vpeljan sistem za vodenje evidence delovnega časa in tudi sistem za delegiranje nalog za vse zaposlene, ki delajo z računalnikom. Če imamo enoten sistem za vpisovanje, lahko podatke preprosto analiziramo in merimo porabo časa pri nalogah in projektih, kar nam omogoča optimizacijo dela.
  • Nasvet 2: Uporabite orodje Planner znotraj Officea 365 za delegiranje in spremljanje opravljenih nalog ekip ter s tem pospešite nadzor nad opravljenimi nalogami in zasedenostjo ekip ter uporabite sodobna orodja za beleženje delovnega časa v zalednih službah, pri razvoju in na podlagi podatkov poiščite časovne tatove.

3. Poskrbite za razvoj digitalnih kompetenc zaposlenih in menedžerjev

  • Zaradi izjemne hitrosti razvoja tehnologij se pri zaposlenih in menedžmentu pojavlja vse večje razhajanje med dejanskim znanjem izrabe teh tehnologij in možnostmi, ki jih ta ponuja. Kriza je pokazala še toliko bolj, kako pomembno je znanje uporabe sodobnih digitalnih tehnologij.
  • Nasvet 3: Za vse zaposlene, ki delajo z računalnikom, vam v B2 IT pomagajo vzpostaviti digitalne kompetence, kar pomeni, da se glede na potrebe delovnega mesta postavi zahtevana raven znanja, nato pa se s kvizi znanja preveri dejanska raven in ugotovijo vrzeli. Na podlagi tega se sestavi pameten izobraževalni načrt usposabljanj, ki pokrije zgolj manko znanja pri zaposlenih ter s tem skrb za sistematičen razvoj in krepitev tudi digitalnih veščin za celoten kolektiv.

4. Digitalizirajte in avtomatizirajte procese

  • Organizacije imajo praviloma opredeljene ključne procese poslovanja, ki so ali pa niso digitalizirani. Ustrezna digitalizacija omogoča spremljanje in nadzor delovnih procesov. Žal pa še vedno veliko procesov ostaja zgolj zapisanih in odloženih nekje v datotečnih sistemih, nimamo pa vzvodov, da bi spremljali, ali procesi v realnosti dejansko tečejo po zapisanih smernicah, in predvsem načina za spremljanje, kje, zakaj in kako pogosto se proces ustavlja.
  • Nasvet 4: Z orodjem Power Automate znotraj Officea 365 lahko digitalizirate svoje interne procese in ugotavljate, kje se proces zatika, kje so priložnosti za optimizacijo in predvsem imate možnost sleherni trenutek nadzorovati posamezen tok.

5. Izvajajte interna izobraževanja v e-obliki

  • Digitalizirati je smiselno tudi interno prenašanje znanja znotraj organizacije. Pri prenosu internega znanja prek sistema za e-izobraževanje ste lahko veliko bolj učinkoviti, prek e-testiranj pa lahko tudi merite raven znanja svojih zaposlenih.
  • Nasvet 5: eCampus je platforma, ki vam zagotavlja vzpostavitev lastnega e-izobraževalnega centra, namenjenega razvoju svojih zaposlenih. Gre za najbolj uporabljan poslovni sistem v Sloveniji, ki omogoča enostaven razvoj lastnih vsebin in e-kvizov znanja. Sistem se lahko poveže z Officeom 365 v orodje Teams za izvajanje internih spletnih seminarjev v živo. Tako vzpostavite celoten ekosistem prenosa internega znanja na sodoben, digitaliziran način, dosegljiv kadarkoli in od koderkoli.

Podjetjem so kakovostna digitalna orodja na voljo že dlje časa, vendar poslovne razmere od njih še niso zahtevale, da jih uporabijo ali niso imela znanja oziroma idej, kako bi z njimi izboljšala poslovanje.

Številna podjetja so se lotila samostojne uvedbe teh digitalnih orodij, vendar prav zaradi pomanjkanja znanja in izkušenj z njimi niso uresničila pričakovanj. To potrjujejo tudi zadnji podatki podjetja McKinsey, kjer so odkrili, da kar 45 odstotkov podjetij ne doseže načrtovanih ciljev projektov digitalne preobrazbe.

PRO
Članki
Članki Zagon gospodarstva – so podjetja pripravljena nanj?

Te dni je mogoče zaznati veliko nejasnosti in negotovosti, a varovalni ukrepi, kot je varna razdalja med zaposlenimi ter strankami in...

PRO
Članki
Članki AVP v novi akciji sporoča: Varnostni pas zmanjša tveganje smrti za polovico

Z nacionalno preventivno akcijo Varnostni pas AVP poudarja, da dosledna uporaba varnostnega pasu zmanjša tveganje za smrt kar za polovico,...

PRO
Članki
Članki (Privoščite si) Top 5 aranžmajev za zimske počitnice

Za vas smo naredili izbor petih najbolj zanimivih nastanitvenih ponudb Megabona med zimskimi počitnicami. Cene se začnejo pri 78 evrih.

PRO
Članki
Članki (Privoščite si) Razvajanje v dvorcu in butičnem hotelu Lambergh Chateau & Hotel za 89 evrov

Ponudba je časovno omejena. Flash akcija traja le od 12.12. od 6.30 do 14. decembra do 10. ure.

PRO
Članki
Članki Osupljiv ambient za poslovne dogodke v naravi

Prostor v senci mogočnih dreves s svojim ekskluzivnim ambientom ponuja možnost najema za izvedbo dogodkov ter zagotavlja popolno...

PRO
Članki
Članki Velika verjetnost je, da je vaša pogodba z varnostnim podjetjem nezakonita. Globe in težave pri zavarovalnicah?

Večina varnostnih podjetij najema podizvajalce. A če v vaši pogodbi o varovanju niso navedeni vsi izvajalci varovanja, je v skladu z...

PRO
Članki
Članki To soboto obiščite interaktivni dogodek o prometni varnosti

Ker praznični december pogosto zaznamujejo zabave in uživanje prepovedanih snovi, agencija za varnost prometa javnost vabi na dogodek na...

PRO
Članki
Članki Rešitve, ki vam bodo pomagale pri delu

Novi opel movano ima cel kup rešitev za voznika. Povečujejo njegovo udobje, varnost in predvsem lajšajo vožnjo.